Wohnen ist Menschenrecht
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Ablauf der Erhebung

Prinzipiell können alle Einrichtungen und Dienste, die über eine mit dem Prüfsiegel der AG STADO ausgestatten Dokumentationssoftware verfügen oder mit Einzellösungen arbeiten, die nachweislich mit dem aktuell gültigen Basisdatensatz der AG STADO ausgestattet sind, an den Klientendatenerhebungen der BAG W teilnehmen. Ob die von ihnen verwendete Dokumentationssoftware über ein solches Prüfsiegel verfügt, können sie der Liste der aktuell freigegeben Softwarelösungen entnehmen.

Zu Beginn eines Jahres kontaktiert die Geschäftsstelle der BAG W, gemeinsam mit der GSDA, alle Einrichtungen und Dienste, die auch bereits in den Vorjahren an den Erhebungen teilgenommen haben, sowie eine Reihe von Einrichtungen und Diensten, von denen bekannt ist, dass sie Hilfeprozesse mit einer zertifizierten Dokumentationssoftware erfassen. Diese Einrichtungen und Dienste erhalten per Email das für die jeweilige Klientendatenerhebung gültige Aggregierungstool einschließlich der technischen und organisatorischen Hinweise zur Erhebung.

Die Einrichtungen erstellen dann aus Ihrer Dokumentationssoftware heraus eine Exportdatei mit den Klientendaten des jeweiligen Erhebungszeitraums und aggregieren diese Daten anschließend mit Hilfe des gelieferten Aggregationstools. Die so erstellte Datei, deren Inhalt vollständig anonymisiert keinerlei Rückschlüsse mehr auf personenbezogene Angaben der Hilfeempfänger zulässt, wird dann an die Gesellschaft für Standarddokumentation und Auswertung (GSDA) verschickt, die diese Daten einer ersten Konsistenzprüfung unterzieht.

Mit der Erhebung der Daten für den Erhebungszeitraum 2011 wurden wesentliche Abfragen, die in den Jahren zuvor im Rahmen einer Zusatzdatenerhebung (ZDE) erhoben wurden, in das Aggregierungstool integriert, so dass eine parallele Abfrage der Informationen in den teilnehmenden Einrichtungen und Diensten zukünftig entfällt. Dabei werden sowohl für den jeweiligen Datenlieferanten als auch für die Teilstellen, deren Daten im Aggregat enthalten sind, Angaben zur Zielgruppe (Männer und/oder Frauen) und zur Art des Angebotes (ambulant/stationär) gemacht werden. Die zusätzlich erhobenen Daten dienen einmal einer grundsätzlichen Qualitätskontrolle der gelieferten Daten der Klientendatenerhebungen und sollen zum anderen ein detailliertes Bild der den Ergebnissen der Erhebungen zugrunde liegenden Hilfestruktur ermöglichen.

Liegen die aggregierten Daten der Einrichtungen und Dienste und die Informationen über die Struktur der Datenlieferungen vor, werden die gelieferten Datenaggregate von der GSDA zu einem Gesamtdatenfile zusammengestellt, das in Form mehrerer Excel-Tabellen die Gesamtergebnisse der Variablen des Basisdatensatzes – zumeist nach Geschlecht, aber auch nach anderen Strukturmerkmalen differenziert – darstellt. Diese Daten werden dann in der Geschäftsstelle der BAG W einer inhaltlichen Kontrolle unterzogen und entlang zentraler Fragestellungen ausgewertet.